Hauptinhalt
Briefpapier & Couverts
Der Brief ist ein weiterer Kanal, bei dem die Kundschaft mit dem Corporate Design in Berührung kommt. Ein gepflegtes und einheitlich gestaltetes Erscheinungsbild bei Briefen vermittelt eine Wertschätzung gegenüber der Kundschaft. Mit der Logoplatzierung auf dem Briefpapier zeigt der Betrieb, dass er für seine Produkte und Dienstleistungen einsteht und stolz darauf ist.
Voraussetzung
Das Logo ist vorhanden und der Verwendungszweck von Briefpapier gegeben.
Aufwand
Zeit
Es braucht kaum Zeit eine Briefvorlage zu erstellen. Erst recht nicht, wenn Kenntnisse im «Microsoft Word» vorhanden sind.
Kosten
Die Kosten variieren je nach Variante: «Zuhause drucken» oder «Extern drucken/Druckerei».
Vorgehen Briefpapier
1. Inhalte
Das Logo nimmt eine wichtige Rolle auf dem Briefpapier ein, denn es ist meist das Einzige, was sich farblich vom Rest abhebt (darf aber nicht mit Aufwerten verwechselt werden). Deshalb muss bereits bei der Logogestaltung darauf geachtet werden, dass es auf weissem Hintergrund sowie in kleinem Format stets gut zur Geltung kommt. Ganz unten auf der Seite kann beispielsweise die Internetadresse oder Kontonummer stehen.
2. Gestaltung
Word-Programm
Im Programm «Microsoft Word» ist die Gestaltung einfach. Im Musterbrief wird genau beschrieben, wie eine Brief-Vorlage zu gestalten ist.
Anleitung Briefvorlage
Online-Tool
Es gibt diverse Anbieter, welche Online-Gestaltungen von Briefpapier anbieten. Dabei gilt es nebst grafischen Elementen auch genug Platz für die wesentlichen Informationen einzurechnen. Der Brief darf jedoch nicht überladen wirken.
3. Drucken oder elektronische Vorlage
Briefpapier drucken zu lassen, lohnt sich nur dann, wenn jährlich eine grössere Menge an Briefen versandt wird, zum Beispiel Rechnungen oder Einladungen. Zu bevorzugen sind Druckereien in der Region. Manchmal drucken auch diese zu günstigen Konditionen. Ansonsten kann die Vorlage digital gespeichert und nach Gebrauch gedruckt werden.
Vorgehen Couverts
1. Variante
Zusätzlich zur Briefvorlage können auch Couverts passend zum Briefpapier bedruckt werden. Das Couvert-Format hängt von jenem des Briefpapieres ab.
Merke: Die Couvert-Formate gibt es analog zum jeweiligen Papier-Format. Ein A4 Blatt passt in ein C4 Couvert und ein A5 Blatt, bzw. ein gefaltetes A4-Blatt passt in ein C5 Couvert.
2. Drucken
Um Couverts zu bedrucken, gibt es diverse Anbieter. Auch gilt es wiederum abzuwägen, ob es sich lohnt. Eine Alternative wäre das Logo mit einem Stempel oder Aufkleber auf das Couvert zu tun, was unter Umständen kostengünstiger sein kann. Hier lohnt sich ein Vergleich.
Tipps & Tricks
Serienbrief erstellen
Soll eine grosse Menge an Briefen auf einmal verschickt werden, bietet sich die Funktion «Seriendruck» im Office-Programm Word an. Damit können alle Briefe mit Empfängeradresse versehen und individueller Ansprache erstellt werden.
Fehler bei Adressen unbedingt vermeiden
Briefe müssen korrekt beschriftet werden. Erstens müssen die Adresse inklusive Ansprechperson stimmen und zweitens dürfen dabei keine Schreibfehler vorhanden sein.
Fenstercouvert statt Etikette
Fenstercouverts wirken meist hochwertiger, als wenn eine Etikette mit der Adresse darauf geklebt wird.
Stempel als Alternative
Die Anschaffung eines Stempels mit dem Betriebslogo ist eine praktische sowie kostengünstige Alternative zum bedruckten Couvert.
Stempel gestalten
Budget für den Versand berechnen
Mit diesem Trick können die Versandkosten schon im Voraus berechnet werden:
Länge in cm x Breite in cm x Flächengewicht in g/m : 10’000
Ein zum Betrieb passendes Layout wählen
Beim Gestalten der Brief-Vorlage und des Couverts sollte stets das Corporate Design im Auge behalten werden. Eine klare Linie Wiedererkennung.