6.3 Medieneinladung

Medienleute sind vielbeschäftigt. Aufs Feld lockst du sie nur mit wirklich Ausserordentlichem, hoch Anschaulichem, VIP-Kontaktmöglichkeiten und tipptopper Organisation. Eine gut besuchte Medienanlass ist die Basis für starke Reportagen, gute Interviews.

So macht eine Medieneinladung Sinn

1. Dein Thema oder dein Ereignis ist für die Öffentlichkeit und die Medien bedeutend.

Zumindest für deine Region ist das, was du ankündigen und zeigen willst, erstmalig, neuartig, ausserordentlich, einmalig, überraschend oder alarmierend. Du bist sicher, dass sich daraus ein TV-News-Beitrag oder eine Zeitungsseite gestalten lässt, die aufmerksam zur Kenntnis genommen und sogar weiter mitgeteilt wird.

2. Wähle den optimalen Zeitpunkt.

• Ideal für Medienschaffende sind Dienstag bis Donnerstag. Beachte den Redaktionsschluss von Wochenzeitschriften.
• Lade möglichst am Vormittag ein, so bleibt den Medienleuten am Nachmittag Zeit zum Verarbeiten.
• Vermeide die Terminkollision mit vorhersehbaren medienrelevanten Top-Anlässen, gegen die du sowieso den Kürzeren ziehst.

3. Biete Prominenz und Anschauliches.

• Gewinnst du Promis und Experten für einen Auftritt und ein Statement, gibt das deinem Anlass Gewicht. Du zeigst damit, dass dein Thema wirklich gesellschaftsrelevant und bedeutend ist.
• Sorge dafür, dass du eindrückliche Bild- und Filmsujets und für Rednerinnen und Redner eine attraktive Kulisse bietest. Das gibt starke, aufsehenerregende Bilder. Je besser sich der Inhalt deiner Medieneinladung bebildern lässt, desto besser.

4. Starte mit der Einladung per E-Mail oder Brief.

• Termin. Der ideale Termin ist 2 - 3 Wochen vor dem Anlass.
• Kontaktperson. Bringe zuvor in Erfahrung, wer auf der Redaktion für dein Thema zuständig ist und kontaktiere diese Person. Bitte um eine Anmeldung (in der E-Mail mit einem entsprechenden Link). Bestätige jede Anmeldung sofort.
• Erinnerung. In der Woche vor dem Anlass schickst du an nicht Angemeldete ein Erinnerungsmail oder du fragst unaufdringlich telefonisch nach.
• Betreff. Der Betreff der Einladung weckt so viel Aufmerksamkeit, dass man weiterlesen muss, er enthält die wichtigsten Stichworte, die deinen Anlass auszeichnen.
• Inhalt. Nach Begrüssung, Betreff mit kurzem Ergänzungssatz, worum es geht, Wochentag, Datum, Zeit und Ort folgt das detaillierte Programm mit
  - allen Programmpunkten inklusive Zeitangabe
  - allen Auftretenden (Titel, korrekter Vor- und Nachname, Funktion, Thema des Kurzreferats oder Votums)
  - Hinweise auf allenfalls notwendige Ausrüstung (warme Kleidung, geländetüchtiges Schuhwerk)
  - Hinweis auf das Thema (Beilage)
  - Kontaktadresse
  
  Als Beilage fügst du einen Medientext über dein Thema oder Projekt an. Damit können sich die Eingeladenen ein Bild davon machen, ob sie das Thema interessiert und sich eine Teilnahme lohnt.

5. Mit folgenden Punkten ist dein Anlass top organisiert.

• Wegleitung. Du sorgst mit genauer, GPS-tauglicher Ortsangabe und Schildern für eine problemlose Anfahrt. Du hast eine Notfall-Nummer angegeben und bist auf Empfang für Suchende oder zu spät Anrückende.
• Infrastruktur. Der Raum oder Platz für den Informationsteil ist optimal ausgerüstet, mit genügend Fläche und Volumen, erträglicher Temperatur, frischer Luft, heller Beleuchtung, klarer Projektion, guter Akustik.
• Empfang. Du bist rechtzeitig vorbereitet, so dass du alle Ankommenden persönlich begrüssen kannst – oder du bestimmst eine andere Person dazu.
• Programm. Dein Anlass ist abwechslungsreich und zeigt das Thema aus verschiedenen Perspektiven auf.
  - Den Informationsteil planst du auf maximal 30 Minuten und leitest ihn zügig und straff.
  - Nach dem einführenden Informationsteil folgt die geführte Demonstrationsphase (Stall, Feld, Maschine …). Hier entstehen die starken Bilder.
  - Den Abschluss bildet die Zeit für Interviews mit dir, Promis und Experten. Zu dieser Phase gehört auch ein kleiner Imbiss.

6. Stelle eine Pressemappe bereit, die du online versenden kannst.
Die Pressemappe verschickst du während oder gleich nach dem Anlass per Mail an alle An-wesenden und auf Bestellung auch Medienleute, die nicht teilnehmen, aber interessiert sind.
Inhalt:
- Pressetext
- Programm
- Angaben zu den aufgetretenen Personen
- Reden-Texte
- Hintergrundinformationen zum Thema
- eventuell Bildmaterial