9.4. Sitzungen leiten

Braucht es eine Sitzung? Worum geht es? Stimmt der Ort? Kommen wir gut vorwärts? Ist alles Nötige geklärt und gesichert? Haben sich alle angemessen beteiligen können? Wenn du als Sitzungsleiterin oder Sitzungsleiter alle Fragen mit Ja beantworten kannst, werden alle gerne zur nächsten Sitzung kommen.

Gründlich vorbereiten

Du weisst, wo ihr steht, wo ihr hinwollt, welche Traktanden dafür nötig sind und welchen Mehrwert die Sitzung für alle Teilnehmenden bringt.
Du bist dir bei jedem Traktandum im Klaren über den Grund, den Zusammenhang und das Ziel der Besprechung.
Du sprichst dich mit Sitzungsteilnehmern ab, die etwas einbringen oder präsentieren (Zeit-rahmen, technische Hilfsmittel, weitere Schritte).
Du organisierst das Protokoll, respektive wer das Sitzungsergebnis in welcher Form fest-hält.
Du entscheidest, ob ihr die Sitzung online oder live abhaltet.

siehe Arbeitshilfe im Anhang

Klar einladen

Du lädst rechtzeitig ein, so dass alle sich für den Termin einrichten und sich auf die Sitzung vorbereiten können. Du verschickst die Einladung in der Regel per E-Mail.
Deine Einladung enthält: Titel, Datum, Zeit und Zeitrahmen, Ort und Raum, Teilnehmen-de, bei Online-Meetings den Link zur Meeting-Plattform.
Du nennst die Ziele der Sitzung und begründest sie in 1 – 2 Einleitungssätzen.
Wichtige und dringende Traktanden stehen am Anfang, noch Verschiebbares am Ende der Liste für den Fall, dass die Zeit knapp wird.
Jedes Traktandum trägt nebst dem treffenden Titel (z.B. Dorffest) eine kurze Angabe zu Ziel und Inhalt (z.B. Wollen wir daran teilnehmen? Information, Diskussion, Beschluss...).
Du gibst einen Zeitrahmen für jedes Traktandum und für die ganze Sitzung (max. 2 Stunden inkl. Pause) vor.
Schicke Sitzungsunterlagen mit. Verweise in der Traktandenliste darauf, inklusive Anweisung, welche Vorbereitung du von den Teilnehmenden erwartest (z.B. genaue Kenntnis vorausgesetzt). Gute Vorbereitung spart Sitzungszeit.

Eine optimale Umgebung bieten

Der Sitzungsraum bietet genügend Platz, Luft, Licht und bietet eine gute, inspirierende Sitzungsumgebung. Planst du kurze Zweier- oder Gruppensequenzen, interaktive Methoden oder eine «Stehung» statt Sitzung, sind Bewegungsraum, Gruppenplätze oder Einrichtungen dafür vorhanden.
Der Sitzungsraum ist mit allen technischen Hilfsmitteln ausgerüstet, die du während der Sitzung einsetzen willst.
Du bist als Gastgeberin oder Gastgeber frühzeitig da, machst einen Einrichtungs-, Ausrüstungs- und Funktionstest und bist dann frei zur Begrüssung der Teilnehmenden.
Auf dem Tisch / den Tischen steht mindestens Wasser, eventuell bietest du auch Früchte oder kleine Snacks an.
Auch bei Online-Meetings bist du frühzeitig präsent. Tipps zur Video-Präsenz: Kopf ganz sichtbar, in der horizontalen Bildmitte, Bildoptimierung oder Beleuchtung so, dass das Gesicht hell ist, Hintergrund, der nicht ablenkt (Option: virtuellen Hintergrund mit ruhigem Bildmotiv wählen).

Zügig leiten

Du beginnst immer pünktlich, auch denen zuliebe, die rechtzeitig da sind.
Deine kurze Begrüssung motiviert zur Zusammenarbeit und zur Zielerreichung. Im kleinen Sitzungskreis liegt auch mal eine Blitzlicht-Runde drin.
Du verweist auf Organisatorisches (Zeitrahmen, Pausen, Verpflegungshinweise) und je nach Situation auf Spielregeln (z.B. einander ausreden lassen, keine Individualgespräche und -beschäftigungen, Smartphone aus/stumm).
Du führst ziel- und zeitorientiert durch die Traktandenliste,
- öffnest Diskussionen und Denkprozesse,
- achtest auf den ausgeglichenen Einbezug aller Teilnehmenden,
- hältst das Wesentliche für dich oder für alle einsehbar fest (Flipchart, Bildschirm, Leinwand),
- fasst zusammen und führst zum Ende,
- hältst das Ergebnis und die weiteren Schritte, Aufgaben und Zuständigkeiten fest.

Du sicherst die Dokumentation (bis wann kommt das Protokoll?) und legst den nächsten Sitzungstermin fest
Du baust genügend Pausen fürs Lüften, biologische Bedürfnisse und persönlichen Austausch ein.

Zum Zeitmanagement:

Etwas Zeitdruck pro Traktandum und begrenzte Redezeit erhöht die Effizienz und die Aufmerksamkeit. Das Wesentliche ist in der Regel bald gesagt, lass nicht alles bis ins kleinste Detail diskutieren.
Braucht es für etwas noch eingehende Klärung oder Recherche, erteilst du einen entsprechenden Auftrag und bringst das Traktandum in der nächsten Sitzung nochmal.
Checke bei jedem Traktandum kurz, ob alle bereit sind, einen Schritt weiterzugehen.

In vier Schritten durchs Traktandum

In der Regel führst du in folgenden Schritten durch jedes Traktandum: Information – Meinungsbildung – Beschlussfassung – Planung der Umsetzung. Manchmal sind nicht alle Schritte notwendig.
Du leitest das Traktandum mit der Zielsetzung und dem Hinweis auf die Schritte ein.
Du sagst immer klar, bei welchem Schritt ihr steht und verweist «Querschläger» (z.B. Meinungsäusserung während dem Informationsteil) auf den entsprechenden Schritt («zur Diskussion kommen wir anschliessend, halte deinen Gedanken fest»).

1 Information
Sie dient der Meinungsbildung und erfolgt vorgängig (Beilage mit der Aufforderung, sie studiert zu haben) oder während der Sitzung (Präsentation). In dieser Phase lässt du Klärungsfragen zu, aber noch keine Meinungsäusserungen.

2 Meinungsbildung
Hier schaffst du eine offene Atmosphäre, in der das Zusammentragen, Abwägen und Begründen von Möglichkeiten und ihren Vor- und Nachteilen möglich ist. Mache klar, dass es nicht um Gut oder Schlecht, Richtig oder Falsch, Gewinnen oder Verlieren geht, sondern um gemeinsame Lösungsfindung, respektvollen Austausch von Sichtweisen, kreative Kompromisse, alternative Wege. Bringe mit verschiedenen Methoden (z.B. Brainstorming mit Post-it-Zetteln, Zweier- oder Gruppengespräche) Bewegung und Weite in die Meinungsbildungsphase. Visualisiere Fakten / Argumente / Voten so haben alle den Überblick und es gibt keine Wiederholungen. Fasse zwischendurch zusammen und führe Schritt für Schritt auf das Herausarbeiten einer gemeinsamen Lösung oder eines gemeinsamen Entscheides hin.

3 Beschlüsse
Achte darauf, dass Gesprächsergebnisse oder Entscheidungsvarianten klar formuliert sind, visualisiere sie wenn möglich (auf Flipchart, Leinwand, Bildschirm). Die Konsequenzen von Lösung A oder B oder von einem Pro und Kontra müssen allen klar sein. Setze mit der Beschlussfassung nicht zu früh an, wenn das Thema kontrovers ist. Hole mit einem möglichst hohen Konsens für die Weiterarbeit alle ins Boot. Konsens heisst für die Teilnehmenden

Stufe I: Ich bin voll einverstanden.
Stufe II: Ich bin anderer Meinung mache aber mit.
Stufe III: Ich bin nicht einverstanden, aber ihr könnt es so machen – ohne mich.
Stufe IV: Ich bin nicht einverstanden und werde mich mit allen Mitteln gegen den Entscheid wehren.

Für die Beschlussfassung reicht je nach Situation ein allgemeines Zunicken oder ein statutengemässes Abstimmen. Kläre immer: 1. Wer ist dafür? 2. Wer ist dagegen? 3. Wer hat sich der Stimme enthalten. So kannst du nach der Sitzung auf stille Bedenken oder Widerstand eingehen.

In einer Online-Sitzung abstimmen: Unter Namensaufruf reihum abfragen (Ja, Nein, Enthaltung) oder auf Online-Whiteboard Namen in Ja- / Nein- / Enthaltung-Spalten eintragen lassen.

4 Planung und Umsetzung
Mache nach jedem Traktandum Nägel mit Köpfen: Stelle klar, was als nächstes passiert, d.h. wer, was, bis wann umsetzt.

Protokoll sichern

Das Protokoll gibt Auskunft über das Erarbeitete, ermöglicht eine seriöse Nachbereitung und dient als Grundlage für die nächste Sitzung. Es hilft Abwesenden, das Wichtigste der Sitzung zu erfassen und nachzuvollziehen. Es enthält im Minimum Beschlüsse, Massnahmen, Verantwortlichkeiten und Termine. Wie detailliert es Informationsteile wiedergeben und Diskussionen nachzeichnen soll, klärst du mit den andern Sitzungsteilnehmern und der protokollführenden Person im Voraus. Das Protokoll dient nur als wertvolle Arbeitsunterlage für das weitere Vorgehen, wenn es möglichst kurz nach der Sitzung vorliegt.

Gespräche geschickt führen

In der Gesprächsführung

führst du die Sitzungsteilnehmenden zielstrebig von der Ausgangslage über verschiedene Optionen, Pro und Kontra bis zur Lösung oder dem Beschluss (wie durch ein Labyrinth).
lädst du zum Meinungsaustausch ein und regst zur Meinungsbildung an. Das ist mehr ist als einfach nur vorgefasste Meinungen abgeben.
achtest du darauf, dass Meinungen nicht abgewürgt oder abgewertet werden. Auch unkonventionelle Meinungen sind wichtig und weiten den Horizont
bestehst du auf einer Auslegeordnung und fragst du nach der Begründung von Meinungen und gibst erst danach Raum für Bewertungen.
sorgst du dafür, dass unklare Äusserungen verständlich formuliert und Gesprächsbei-träge richtig verstanden werden.
schaffst du Verbindung zwischen den Voten, beziehst alle Teilnehmenden aktiv ein und weist Dominante sanft, aber bestimmt in ihren Rahmen.
machst du dir persönliche Kurznotizen zur Zwischen- und Schlusszusammenfassung des Gesprächs.