7.4. Sponsoring

Live-Kommunikations-Projekte bringen einen grossen Kostenaufwand mit sich. Da ist es gut, finanzielle Unterstützung zu finden, zum Beispiel durch Sponsoring. Die Sponsoring-Idee ist, dass ein Unternehmen oder eine Person dein Projekt finanziell, materiell oder mit unentgeltlichen Dienstleistungen unterstützt und dafür eine Gegenleistung erhält. Im Vordergrund steht ein Imagegewinn, aber auch Kundenbindung und -akquisition sind Optionen. Die Sponsoren-suche erfordert Wissen, Zeit, Ausdauer, Gespür und Sorgfalt. Solide Sponsoring-Arbeit führt zu einer Win-Win-Situation für dich und die Sponsoren.

Erstelle dein Sponsoring-Konzept

1. Sponsoring-Ziel
Was brauchst du, um das Budget deines Projektes oder Events zu entlasten? Welche Geldbeträge? Welche Naturalien? Welche Dienstleistungen?

2. Sponsoring-Kategorien
Welche Geldbeträge erwartest du von welcher Kategorie? Wie viele Sponsoren brauchst du demnach? z.B. 1 Hauptsponsoren 5'000 CHF, 3 Sponsoren je 1’000 CHF, 10 Gönner je 300 CHF = 11'000 CHF
Willst du nur Geldbeträge oder auch Naturalien (z.B. Lebensmittel oder Hüte) und Dienstleistungen (z.B. unentgeltlicher Shuttlebus, kostenlose Mobiliar-Ausleihe)?  Errechne, welchen Beträgen das entspricht, die du damit einsparst. Lehne Natuarlien-Beiträge höflich ab, mit denen du eigentlich nichts anfangen kannst.

3. Deine Gegenleistungen
Wie, wo, wie gross werden deine Sponsoren sichtbar bei deinem Projekt oder bei dei-nem Event? Logo auf Flyer – Plakat – Inserat – Menükarte; Inserat oder Werbeseite in Broschüre; Sponsorentafel oder Banner; Firmen- oder Organisationsbanner vor Ort – Personalkleidung mit Sponsoren-Logo; Anwesenheit mit Stand oder Produkt vor Ort … Natürlich tritt der Hauptsponsor deutlicher in Erscheinung als ein Gönner.

4. Terminplan
Wann startest du die Anfragen (für grössere Beiträge sehr früh, z.B. bevor eine Firma ihr Jahresbudget fürs nächste Jahr gemacht hat). Bis wann brauchst du die Zusagen? Bis wann brauchst du Unterlagen und Logos für deine Print-Sachen, wann allfällige Naturalien. Wie kommen sie zu dir: Liefern lassen oder abholen?

5. Wer ist bei dir zuständig und Kontaktperson?
Die Person muss sich bestens auskennen mit dem Projekt und dem Sponsoring-Konzept, zuverlässig sein, gut und auf Augenhöhe mit den möglichen Sponsoren ver-handeln können. Sie bleibt von der Anfrage bis zur Schlussdokumentation dran

Wer kommt in Frage?

Sponsoren wollen sich durch die Unterstützung deines Projekts bei den eigenen Kunden, bei der Bevölkerung oder einer bestimmten Zielgruppe positiv in Szene setzen, Sympathie wecken und Kunden halten oder gewinnen.

Wir sind für das Dorf da (z.B. Dorfbäckerei, -metzgerei, -laden, Einwohnergemeinde, Regionalbank). Darum unterstützen wir auch Dorfaktivitäten.
Wir stehen die gleichen Werte wie der Event / das Projekt, z.B. Regionalität, Öko-logie, Natur, Innovation, Engagement, Zuverlässigkeit …
Wir erweitern und ergänzen das Angebot des Event-/Projekt-Betriebes: Nahrungsmittel, Spezialitäten, gesunde Ernährung, Ausrüstung (z.B. Mühle, Metzger, Bäcker, Grossverteiler mit Regio-Label, Gesundheitspraxis, Landi …)
Wir haben die gleiche Zielgruppe wie der Event / das Projekt: Naturinteressierte, Gartenfreunde, Outdoor-Fans, Familien mit Kleinkindern, Gourmands, Tierliebende, Mountainbikerinnen und E-Bike-Fahrer (Naturladen, Gärtnerei, Outdoor-Kleiderladen, Spielpark, Tourismus, Restaurant, Veloladen, Offroad-Autos, …)

Sponsoring-Arbeit in 7 Schritten

1. Definiere dein Profil
Für welche Werte, Dienstleistungen, Produkte stehen mein Betrieb und mein Event / mein Projekt und welche Gesellschafts- oder Kundengruppen kommen an den Event oder nutzen das Projekt? Liste diese auf.

2. Arbeite mit einer Liste
Überlege jetzt, wer alles wie von einer Verbindung zu deinem Betrieb und Event profitieren könnte. Starte ein grosszügiges Brainstorming, suche auch nach ungewohnten Verbindungen! Liste mögliche Sponsoren auf und Kreuze an, welche den Kriterien aus Punkt 2 sie entsprechen.
Wähle dann aus: Wer am meisten Übereinstimmung hat, wer wohl am ehesten zusagt, wer dir am meisten entspricht. Teile in 1., 2. 3. Priorität.

Die Liste kannst du dann gleich weiterverwenden, um alle Kontaktdaten beieinander zu haben und den Überblick über den Anfrageprozess und die Abwicklung des Vertrags zu behalten.

3. Erstelle die Anfragedokumente
Arbeitshilfen findest du im Anhang. Das Profilblatt A ist für alle Anfragen gleich. Bei Profilblatt B passt du den «Gewinn» für den Sponsor bei jeder Anfrage an und erwähnst was für den angefragten Sponsor wichtig ist. Der Überblick C ist bei allen Anfragen gleich.

Profilblatt zu deinem Event oder Projekt: Datum, Ort, Idee, Ziel, Zielpublikum, Angebot und Programm, erwartete Besucherzahl, Kommunikations- und Werbemassnahmen, Verantwortliche und Partner, Angaben zu deinem Betrieb (Betriebszweige, Label)

Vorlage für den Anfragebrief:

Hinweis auf den Event oder das Projekt in 2 – 3 Sätzen, mit Bezeichnung, Datum und Ort, Ziel und ein paar Stichworten zum Inhalt.
Angebot und Bitte, sich als Sponsor zu engagieren.
Erwähnung der Werte, Dienstleistungen, Produkte, Zielgruppen, die der Event und der Betrieb vermitteln (siehe Punkt 6, bei jeder Anfrage auswählen und hervorheben, was für den einzelnen möglichen Sponsor relevant ist).
Hervorheben, was demnach der Gewinn für den Sponsor sein kann (auch das bei jeder Anfrage auf den möglichen Sponsor zugeschnitten).
Hinweis auf die Sponsoringkategorien und Gegenleistungen (Beilage).
Bitte, die Anfrage zu prüfen, Kontaktdaten, Hinweise auf baldige Kontaktnahme.

Überblick über Sponsoring-Kategorien und Gegenleistungen
Kategorien: Hauptsponsor (1 – 2, z.B. ab 5'000 CHF), Sponsor (4 -6, z.B. 1'000 – 5'000 CHF), Gönner (10 - …, z.B. 100 – 500 CHF).

Mögliche Gegenleistungen bei Events

Branchenexklusivität
Live-Auftritt (Stand, Exponat wie z.B. Auto)
Flaggen, Banner, Fähnchen
Ausstattung Personal
Sponsorentafel (gross, mittel, klein)
Product Placement
Abgabe von Give-aways
Auflegen von Flyern
Inseratenseite in Broschüre oder Programmheft
Logo auf Flyer und Plakaten
Name auf Flyer und Plakaten
Werbebanner auf Website
Logo auf Website
Name auf Website
Link auf Social-Media-Kanal
Logo auf Wettbewerbstalons
Name auf Wettbewerbstalons
Erwähnung in Pressemitteilungen
VIP-Karten für kostenfreie Teilnahme (Verpflegung)
Einladung zum Apéro

Mögliche Gegenleistungen bei Projekten (z.B. Erlebnispfad)

Branchenexklusivität
Logo-Tafel bei Start/Ziel
Aufführung auf Sponsoren-afel (gross, mittel, klein)
Product Placement (z.B. Kugelschreiber, Zwischenverpflegung)
Auflegen von Flyern
Werbebanner auf Website
Logo auf Website
Name auf Website
Link auf Social-Media-Kanal
Logo auf Wettbewerbstalons
Name auf Wettbewerbstalons
Erwähnung in Pressemitteilungen
Plaketten auf einzelnen Elementen
Einladung zum Eröffnungs-Apéro
Auftritt beim Eröffnungsapéro

4. Starte die Anfragen
n Bei bekannten und vertrauten Partnern, z.B. im Dorfladen, startest du mündlich und schiebst du Dokumente nach.
n Bei allen anderen Anfragen schickst du zuerst die Dokumente digital oder per Post und fragst nach 1 – 2 Tagen mündlich nach. So können weitere Details geklärt werden. Versuche dort nach Möglichkeit die für das Sponsoring zuständige Person ausfindig zu machen und kontaktiere gleich diese.

5. Erstelle Verträge
Bereite ein Vertragsblatt vor mit Kontaktdaten beider Parteien, Sponsoring-Kategorie, Sponsoring-Leistung (Betrag, Naturalien/Dienstleistungen im Wert von), Gegenleistungen, Einzahlungs- / Abgabe-/ Leistungstermin, Abgabetermin von Inseraten und Logos sowie Werbemitteln, Hinweis auf Recht auf Gut zum Druck (lege den Hauptsponsoren und Sponsoren immer ein Gut zum Druck deiner Printsachen vor).

6. Stelle die Rechnungen aus
Diese schickst du ausgedruckt per Post mit einem Dankesbrief und z.B. dem VIP-Pass und/oder der Einladung zum VIP-Apéro.

7. Liefere einen kurzen Abschlussbericht mit Fotodokumentation
Deine Sponsoren und Gönner sollen wissen, wie der Event über die Bühne gegangen ist.